Wie lernen Beschäftigte den Umgang mit digitalen Tools?
Die Digitalisierung schreitet mittlerweile auch in den mittelständischen Unternehmen voran. Geschäftsprozesse werden automatisiert und virtuell abgebildet, digitale Tools werden eingeführt, Beschäftigte müssen in der Lage sein, mit neuen Anwendungen und Software Produkten zu arbeiten. Mit Blick auf eine in weiten Teilen ältere Belegschaft stellen sich viele Unternehmen die Frage, wie Berührungsängste abgebaut und Beschäftigte motiviert werden können, sich mit technischen Lösungen auseinanderzusetzen.
Anja Dehghan • 07.05.2021
Die Bereitschaft zur Veränderung ist der Schl üssel, wenn es um die digitale Transformation geht. Menschen müssen bereit sein, Althergebrachtes hinter sich zu lassen und sich auf neue, unbekannte Dinge einzulassen. Aber gerade das fällt vielen nicht leicht. Nur ungern verabschiedet man sich von erprobten und vertrauten Routinen, insbesondere, wenn das Neue noch nicht ganz reibungslos läuft. Das nährt häufig Vorbehalte gegenüber digitalen Lösungen. So entstehen nicht selten zwei nebeneinander laufende Prozesse: ein noch nicht vollständig digital abgebildeter, und ein traditioneller analoger. Viele Unternehmen kennen das, wenn es zum Beispiel um ihre Personalarbeit oder das Projektmanagement geht.
Nicht selten werden Fehlfunktionen einer Software als Bestätigung dafür gewertet, dass es ohne sie ja eigentlich viel besser laufen würde. Dabei kommt es meistens nur darauf an, ein Tool auch richtig zu bedienen und zunächst in seiner grundlegenden Funktionsweise zu verstehen. Dazu muss man kein technischer Experte sein oder werden. Es reicht, sich einfach bis zu einem gewissen Grad darauf einzulassen. Aber gerade davor schrecken viele zurück.
Fehler machen gehört dazu
Solche Berührungsängste haben ihren Ursprung häufig in der Befürchtung, Fehler zu machen. Was passiert, wenn ich diese Einstellung vornehme? Wie komme ich zurück in die vorherige Ansicht? Was, wenn plötzlich alle Daten verloren sind? Unsicherheiten demotivieren und erzeugen Frust. Dabei sind Fehler eine Variable, die man natürlicherweise einkalkulieren muss. Niemand kann von Anfang an alles richtig machen und sofort verinnerlichen.
Auch die Fähigkeit, Fehler oder Unsicherheiten einzugestehen und sich Unterstützung zu holen, zahlt direkt auf die digitale Entwicklung ein. Wenn ich nicht weiter weiß, frage ich im besten Falle eine Kollegin oder einen Kollegen, die mit demselben Tool - vielleicht auch schon etwas länger - arbeiten und lasse mir ein paar Handgriffe erklären. Dabei sollten Hierarchieebenen keine Rolle spielen. Wenn Vorgesetzte von ihren Nachwuchskräften eine Einführung in Sachen Software Applikation erhalten, kann das durchaus eine zielführende Maßnahme zu Zusammenarbeit und Führung sein.
Je unkritischer die Anbahnung, umso besser
Wie kann es also gelingen, Ängste abzubauen, den Mehrwert digitaler Tools zu verdeutlichen und die Auseinandersetzung damit zu fördern? Wie wecken Unternehmen Neugier bei den Beschäftigten und motivieren sie, Dinge einfach mal auszuprobieren? Je niedrigschwelliger und unkritischer so eine Maßnahme ist, umso besser. So kann zum Beispiel die Einführung eines unternehmensweiten Chats schon ein erster Schritt sein. So ein Tool können alle nutzen, um zum Beispiel Absprachen zum Mittag oder für den Feierabend zu treffen.
Eine andere, sehr unterhaltsame Möglichkeit bietet Miro. Das Whiteboard Tool stellt Vorlagen zur Verfügung, in denen verschiedene Nutzer um die Wette Aufgaben erledigen müssen (Miro Storm Challenge).
Also zum Beispiel virtuelle Post its der Größe nach sortieren oder eine geometrische Figur nachbauen. Das fördert spielerisch den Umgang mit neuen Benutzeroberflächen und schafft Vertrauen.
Wenn man verschiedene solcher Methoden kombiniert, kann man eine ganze Rallye oder Schnitzeljagd konzipieren. Auch mit Zoom oder anderen Kollaborationstools lassen sich abwechslungsreiche Herausforderungen gestalten. Der Zugang wird erleichtert, wenn nicht der Arbeitskontext im Vordergrund steht, sondern der Spaß.
Wir unterstützen Unternehmen dabei, Beschäftigte mit digitalen Anwendungen vertraut zu machen. Kommen Sie gern auf uns zu. Weitere Informationen zu unseren Beratungsleistungen gibt es hier.