Wie Home-Office auch in Marathondistanz gelingen kann
Die Corona-Krise ist ein Teilchenbeschleuniger für das Thema Home-Office. Durften vorher circa ein Drittel der Arbeitnehmer zumindest sporadisch in den eigenen vier Wänden arbeiten, betrifft das nach den letzten drei Wochen schon jeden Zweiten. Allen gemein ist die Herausforderung, Home Office als Dauerzustand zu erleben. Bei betterHR sind viele Prozesse schon eine ganze Weile komplett digital. Wir haben die wichtigsten Learnings unserer digitalen Zusammenarbeit im Home Office zusammengetragen.
Maria Gerono • 08.04.2020
Routinen - Leitplanken für den Arbeitsalltag
Im Büroalltag gibt es jede Menge gelebter Routine. Das Stand Up am Morgen, die Übergabe mit den Kollegen oder einfach nur den tägliche Kaffee beim Bäcker an der Ecke. Auch im Home Office helfen Routinen beim Strukturieren des Tages. Insbesondere, wenn auch der Partner oder die Partnerin zu Hause ist oder Kinder versorgt werden müssen.
Welche Routinen das sein können, ist individuell verschieden. Für den einen ist es das weiße Hemd am Laptopbildschirm, für den anderen die Kopfhörer zur Abschirmung von der häuslichen Geräuschkulisse oder - falls möglich - die geschlossene Tür vom Arbeitszimmer.Ein positiver Nebeneffekt: man setzt damit auch ein Signal für kleine und große “Mitbewohner”, dass man jetzt nicht gestört werden möchte.
Auch eine systematische Wochen- und Tagesplanung sollte zur Routine werden. Dazu gehört nicht nur das Aufplanen von Zeitfenstern für bestimmte Aufgaben, sondern auch das bewusste Einplanen von Pausen und Mahlzeiten, sowie ein verlässlicher Schlusspunkt für den Feierabend.
Ein erfolgreiches Zeitmanagement setzt voraus, dass man klare Ziele formuliert und realistische Deadlines setzt.
Eine Priorisierung und der Fortschritt aller aktuellen Aufgaben lässt sich beispielsweise sehr gut auf einem Kanban Board darstellen.
Transparenz - Gut geplant ist halb erledigt
Für das Home Office hilft es, auch im Team stärker auf Resultate zu fokussieren. Das zeitversetzte Arbeiten erfordert Arbeitspakete, die jeder eigenständig bearbeiten kann. Dazu müssen allerdings die Schnittstellen zu den Kollegen und zu anderen Abteilungen klar definiert werden. Im Idealfall sollte jederzeit transparent sein, wer wann etwas von wem benötigt.
Ein teamübergreifendes Kanban kann bei der Visualisierung helfen. Die Idee, Prozesse und Aufgaben nach Fortschritt geclustert in einer leicht zu erfassenden Übersicht darzustellen stammt aus dem Lean Management.
Die Zahl der Aufgaben, an denen gleichzeitig gearbeitet wird, sollte möglichst klein gehalten werden.
Dafür ist eine konsequente Priorisierung beim Abarbeiten von Aufgaben essentiell.
Besonders wichtig bleibt natürlich auch der regelmäßige Kontakt zu den Kollegen. Gerade wenn man remote arbeitet, braucht man mehr Austausch, um psychologische Sicherheit zu empfinden. Gerade in einer grundsätzlich so verunsichernden Zeit.
Teamwork - Auch und gerade remote ein Team bleiben
Egal, ob virtuelle Teammeetings täglich oder nur zu Beginn und am Ende der Woche stattfinden, sie sollten verbindlich sein. Denn nur, wenn man im engmaschigen Austausch steht, hat man weiterhin das Gefühl in einem Team zu arbeiten. Wichtig ist, innerhalb des Teams ein gemeinsames Verständnis davon zu entwickeln, welche Kommunikationskanäle für welche Angelegenheiten genutzt werden.
So eignen sich Echtzeit-Chats,wie zum Beispiel Slack oder Microsoft Teams, für einfache schnelle Fragen und Antworten. Dringende Probleme lassen sich am besten telefonisch klären. In einer Mail können mehr Inhalte verschickt werden, gleichzeitig wird aber auch signalisiert, dass das Anliegen mehr Zeit hat. Alle Themen mit emotionalem impact gehören in eine face to face Videokonferenz. Essentiell ist das Thema Erreichbarkeit, denn sie ist die Grundlage für Vertrauen und kurze Abstimmungswege.
Bei virtuellen Teammeetings ist es empgehlenswert die Kameras aktiv zu lassen, damit sich alle jederzeit sehen können.
Auch auf nonverbaler Ebene werden viele Informationen transportiert.
Virtuelle Meetings und Workshops müssen noch besser vorbereitet werden als Präsenzformate. Man sollte auf jeden Fall immer genug Puffer für eventuelle technische Störungen einplanen. Eine fixe Agenda und klare Informationen zum Ablauf helfen allen, sich entsprechend vorzubereiten. Bei längeren Meetings hilft es Pausen einzuplanen, damit alle konzentriert bleiben. Das Potenzial für Missverständnisse und unterschiedliche Interpretationen ist weitaus größer als in der Face-to-Face Kommunikation, deswegen sollte man jedes Meeting gut dokumentieren und das Protokoll anschließend an alle versenden.
Socialising – Virtuell Kaffee trinken
Neben dem produktiven Austausch ist es wichtig, auf den Teamzusammenhalt zu achten. Socializing erfüllt dabei eine sehr wichtige Funktion. Auch der gemeinsame Kaffee am Morgen oder das Lunch Date lassen sich auf virtuellem Weg in den Home Office Alltag integrieren. So kann man beispielsweise einen Teams- oder Slack-Kanal mit dem Hashtag Kaffepause oder Bistro einrichten, der genau für diesen informellen Austausch gedacht ist.
Wenn das eigene Wohnzimmer zum Workspace wird, lässt es sich sowieso kaum vermeiden, dass man etwas enger zusammenrückt und ungewohnte Einblicke in die Privatsphäre der Kollegen gewährt werden. Da hilft nur viel Verständnis und ein Prise Humor, wenn die Kinder zwischendurch mal Selbstgebasteltes in die Kamera halten oder der Postbote klingelt.
Auch auf Kontaktpflege außerhalb des eigenen Teams muss man im Home-Office nicht verzichten. Inzwischen gibt es eine ganze Reihe von Anbietern, die dabei unterstützen Netzwerke digital aufzubauen und zu pflegen. Hier eine kleine Auswahl (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):
https://workdate.com/de/video-lunch
https://persoblogger.workdate.com/
Man sollte die aktuelle Situation als Chance begreifen neue Formen der Teamarbeit im eigenen Unternehmen zu vertesten. Vielleicht macht man dabei ja Erfahrungen, die auch nach der Krise Bestand haben und die Zusammenarbeit bereichern können.
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