Und noch ein Beitrag über Videokonferenzen

Und noch ein Beitrag über Videokonferenzen

Videokonferenzen sind für viele Menschen zur Zeit ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Das hat zur Folge, dass selbst die kleinsten Lokalzeitungen mittlerweile Vergleiche und Tests zu den besten Anbietern veröffentlichen. Allerdings beziehen sich diese meist nur auf die Kosten, maximalen Teilnehmer und Zeitlimits. Natürlich sind dies ausschlaggebende Kriterien. Die Unterscheidung anhand verschiedenster weiterer Funktionen erfolgt aber leider nur selten. Dabei lohnt es sich auch hier genauer hinzuschauen!

Darius Görgen • 05.05.2020

Die Funktionen

Zu den rudimentärsten aller Funktionen zählt die Desktopfreigabe (Screensharing). Sie ermöglicht es den eigenen Desktop mit allen Teilnehmern zu teilen. Dies kann für Präsentationen (PowerPoint o.Ä.) aber auch für das Einholen von Meinungen oder das Stellen von Fragen zu bestimmten Dokumenten oder Prozessen genutzt werden. Zum kostenlosen Umfang gehört die Desktopfreigabe nur bei wenigen Anbietern, so unter anderem Jitsi, Zoom, Circuit oder Skype. Für die Fernsteuerung, den so genannten Remotezugriff, sind allerdings andere Tools wie Teamviewer oder AnyDesk erforderlich. Hierbei wird der Zugriff auf den Desktop eines anderen gewährt, was vor allem beim Thema IT-Support sehr hilfreich sein kann.

Für Coworking eignet sich besonders ein Online Whiteboard, das in vielen Videotools integriert ist. Dieses ermöglicht es allen Teilnehmern während des Redens gemeinsam auf einer “Tafel” zu schreiben, zu malen und sich anderweitig kreativ auszutoben. Es kann gut für Brainstormings, Notizen oder auch Visualisierungen genutzt werden. Sowohl Webex, Zoom, BlueJeans, Teams, GoToMeeting und Circuit bieten diese Funktion, Zoom sogar in der Freeversion.

Bei etwas größeren Konferenzen empfiehlt es sich für einen reibungslosen und gut koordinierten Ablauf, einen Moderator festzulegen.

Hier bieten sich Umfragen, Handzeichen und Breakout-Rooms sehr gut an: Wenn sich der Moderator ein Meinungsbild machen möchte, kann er beispielsweise bei Webex oder Circuit eine Umfrage starten, die automatisch bei allen Konferenzteilnehmern aufpoppt. So kann ganz einfach überprüft werden, ob noch Fragen offen sind oder eine Pause gewünscht wird, ohne dass alle zu Wort kommen müssen oder der Chat mit Nachrichten überflutet wird.

Bei Jitsi, Zoom, Teams und Webex kann der Moderator außerdem mit Hilfe von Handzeichen, die ihm übersichtlich in seinem Fenster angezeigt werden, erkennen wer etwas beitragen möchte. Die Teilnehmer müssen hierfür lediglich auf ein Handsymbol in ihrem Videofenster klicken. So wird eine Unterbrechung vermieden und der Moderator kann auch, obwohl er vielleicht gerade in einer Präsentation steckt (und nicht alle Gesichter vor sich hat), erkennen wer einen Einwand hat.

Auch die sogenannten Breakout-Rooms sind bei größeren Videokonferenzen für viele unabdingbar. Sie bieten die Möglichkeit die Teilnehmer in kleine Gruppenräume zu verschieben und nach einer gewissen Zeit wieder der Hauptsitzung hinzuzufügen. Besonders für Workshops, Gruppenarbeiten oder Brainstormings kann dies überaus hilfreich sein. Im Angebot haben dies leider nur wenige Tools, unter anderem Zoom, BlueJeans und Circuit. Webinar-Tools wie Webex Training und GoToTraining bieten alle oben genannten Funktionen an.

Ein Investment kann bei hohen Teilnehmerzahlen durchaus Sinn machen.

Webex Event wirbt sogar mit über 40.000 möglichen Teilnehmern. Andere prominente Webinar-Tools wären unter anderem Click Meeting, Edudip oder Lern.Link Conference.

Eine weitere hilfreiche Funktion ist die Aufzeichnung und Transkription von Konferenzen. Das Führen von ausführlichen Protokollen (jeder Praktikant kennt es) wird hierdurch überflüssig und die Konferenzen können leicht mit anderen geteilt werden. Das ist für viele Unternehmen ein ausschlaggebendes Kriterium bei der Wahl eines Tools. Microsoft Teams, BlueJeans, Zoom, Hangouts und Webex bieten beide Funktionen an.

Grundlegende Funktionen wie ein Gruppenchat, das Teilen von Dateien, Unterstützung mobiler Geräte oder auch die Auflösung in HD sind auch wichtige Vergleichskriterien und nur aus dem Grund nicht weiter ausgeführt worden, weil sie mittlerweile vorausgesetzt werden können und im Umfang aller oben aufgeführten Tools enthalten sind.

Es gibt noch weitaus mehr Funktionen an Hand derer man die Tools vergleichen könnte, so zum Beispiel Telefoneinbindung, Branding, Online Speicher, Gastzugänge oder auch Untertitel. Diese sind aber sehr spezifisch sind und würden an dieser Stelle den Rahmen sprengen.

Die Hardwareeinbindung

Abgesehen von den Funktionen kann auch die Hardwareeinbindung ein wichtiges Kriterium bei der Wahl eines Videotools sein. Anbieter wie Webex oder Lifesize bieten unternehmenseigene, auf ihre Software abgestimmte Hardware für Konferenzräume. Ob die Einbindung von professionellen Video- und Tongeräten oder sogar eines High-End-Raumsystems von Nöten sind, ist natürlich wieder eine Kostenfrage und individuell abzuwägen.

Der Datenschutz

Auch um das Thema Datenschutz kommen wir natürlich nicht herum. Was die Medien zur Zeit am meisten beschäftigt ist definitiv Zoom. In der Vergangenheit hat es hier mehrere Sicherheitslücken gegeben und wie sicher das Videotool nun wirklich ist, wird zur Zeit heiß diskutiert. In der Kritik stehen aber auch die Weitergabe von Daten an Dritte und das so genannte „Zoombombing“. Hier treten Unbekannte zu Zoomkonferenzen bei und stören die Teilnehmer. Dafür gibt es meistens jedoch zwei Gründe. Die Konferenzen sind nicht passwortgeschützt und die Meeting-ID wurde meist öffentlich verbreitet.

Letztlich gilt also auch für Videokonferenzen: Jeder kann etwas zur eigenen Datensicherheit beitragen. (Regelmäßig die Passwörter ändern, Zwei-Faktor-Autorisierung, datenschutzfreundliche Einstellungen wählen usw.)

Allgemein lässt sich zu Videotools sagen, dass man immer den Standort der Server prüfen sollte und ob bei Anbietern aus Drittländern ein gutes Schutzniveau gegeben ist. Die europäischen Datenschutzgesetze gelten als sehr fortschrittlich und werden von vielen Unternehmen vorausgesetzt.

Der Aufwand

Zuletzt spielt natürlich auch der Aufwand, der mit einem Tool verbunden ist eine wichtige Rolle. Für die Benutzung von Skype und Zoom ist beispielsweise die Installation einer App erforderlich und die meisten Tools benötigen außerdem einen eigenen Account. Das kostenfreie Jitsi verzichtet auf beides und erfordert nur wenige Klicks zum Starten einer Konferenz. Um andere Teilnehmer einzuladen reicht einfach das Teilen des Links. Unkomplizierter geht es kaum.

Nach über einem Monat Social Distancing haben sich zwar in den meisten Unternehmen schon bestimmte Videotools fest etabliert, es kann aber trotzdem Sinn machen, nochmal über einen Wechsel nachzudenken und vielleicht sogar etwas Geld in die Hand zu nehmen.

Ein Ende der Maßnahmen ist noch nicht in Sicht. Das am Anfang der Krise für ausreichend erachtete Tool ist auf lange Sicht vielleicht nicht die beste Lösung. Und auch nach Corona stellen Videokonferenzen eine gute Alternative zu langen Anfahrten, unflexiblen Terminen und unnötig aufwendigen persönlichen Meetings da.

Bei unseren Toolempfehlungen haben wir uns lediglich auf die prominentesten Vertreter bezogen um auch hier den Rahmen nicht zu sprengen. Natürlich gibt es noch weitaus mehr Tools auf dem Markt. Eine gute Übersicht liefert hier: https://www.capterra.com.de/directory

Für individuelle Tool-Beratung steht euch Betty, unser Chatbot zur Verfügung: https://www.betterhr.de/betty

Zum Schluss bleibt auch nochmal zu erwähnen, dass viele zahlungspflichtige Anbieter wie Webex, Lifesize, Microsoft Teams und Google Hangouts sich zur Zeit solidarisch zeigen und ihre Videokonferenztools kostenlos anbieten.

Photo by Chris Montgomery on Unsplash