Telefoninterview

Die Geschwindigkeit in Auswahl- und Besetzungsprozessen nimmt – notgedrungen – zu. Vakanzen sind teuer – längst nicht nur auf Expertenpositionen. Gute Bewerberinnen und Bewerber sind nicht erst seit gestern ein knappes Gut. Sie müssen schnell identifiziert und an das Unternehmen gebunden werden. Trotz höheren Tempos in der Besetzung will sich kein Arbeitgeber der Risiko von Fehlentscheidungen aussetzen. Jedes “Instrument”, das zugleich das Tempo erhöht und Sicherheit gibt, ist willkommen!

Neben den einschlägigen Online-Testverfahren, die kurzfristig ein Bild des Bewerbers erlauben (sollen), ist und bleibt jedoch der persönliche Kontakt zwischen Arbeitgeber und Bewerber der wichtigste Moment im Besetzungsprozess. Nur: Wieviel Zeit und Ressourcen kann ich als Arbeitgeber einsetzen, um einen oder mehrere Bewerber wirklich kennenzulernen? Wie treffe ich eine sinnvolle Vorauswahl, wenn ich das Glück zahlreicher Bewerbungen auf meine Vakanz habe? Wie bekomme ich alle an Auswahl und Besetzung Beteiligten schnell an einen Tisch und vermeide so Redundanzen, die auch für den Bewerber unerfreulich sind? Und, wenn es mit der Gleichzeitigkeit nicht geht: Wie halte ich die einzelnen Formate möglichst unkompliziert und für die Beteiligten machbar?

Bewerbungsgespräch führen am Telefon

Das Video- (Skype-, appearIn-, hangouts-, zoom- …) Interview drängt sich als ortsungebundenes und zeitlich flexibles Format auf, um Bewerber kennenzulernen. Noch unkomplizierter ist das Telefoninterview, weil es von praktisch jedem Ort ohne technische Hilfsmittel – außer eben einem Telefon – geführt werden kann. Der augenscheinliche Nachteil, dass sich Bewerber und potenzieller Arbeitgeber dabei nicht sehen, kann auch ein Vorteil sein: sich aus der Optik ergebende unbewusste Vorurteile spielen keine Rolle, die Konzentration auf den Inhalt (“das gesprochene Wort”) nimmt zu, die Ablenkung durch visuelle Reize ab. Ein auf Äußerlichkeiten basierendes Profiling reduziert sich auf die Stimme (Sprachfärbung, Modulation, Deutlichkeit der Aussprache …). Auf der anderen Seite stärkt das Telefoninterview die Phantasie: Das Bild vom Gesprächspartner – auch, wenn ich versucht habe, es vor dem Gespräch zu googlen – bildet sich in meinem Kopf.

Der gravierendste Nachteil des Telefoninterviews liegt auf der Hand: Reaktionen des Gesprächspartners können nicht vollständig erlebt werden. Mimik, Gestik, Körperhaltung, als nonverbale Teile des Kommunikationsprozesses finden nicht statt und entziehen sich damit der Interpretation durch den Gesprächspartner. Allenfalls das Zögern bei einer Antwort, Räuspern, das Unterbrechen oder ein unvollständiger Satz ergänzen die Kommunikation. All diese Verhaltensweisen können aber Gründe haben, die außerhalb des Gesprächskontextes liegen und so zu Fehlinterpretationen einladen.

Bewerbungsgespräch per Skype

Mit Blick auf den “Erfolg” des Interviews ist vor allem wichtig: Auch das Telefoninterview ist ein Gespräch, ein Austausch. Das heißt es gelten “Gesprächsregeln”, wie der Wechsel von Senden und Empfangen, das zielgerichtete Nachfragen, Klären von offen gebliebenen Themen und natürlich das Einhalten des verabredeten Zeitplans. Nebenbei: Im Zuge von Globalisierung und digitaler Transformation werden Belegschaften immer internationaler, gleiches gilt für die Bewerbermärkte. Insofern sollte man sich vor dem Telefoninterview klar sein, in welcher Sprache es geführt wird – auf deutsch, englisch oder etwas anderem?

Beide Dialogpartner sollten sich gut auf das Telefoninterview vorbereiten, unter anderem, um sich bewusst zu werden, was sie von dem Gespräch erwarten, wann es ein “gutes” Gespräch für sie war. Zum Beispiel ist es wichtig, die Sachinformationen, z.B. über das Unternehmen, die Anforderungen auf der zur Diskussion stehenden Stelle, die formale Qualifikation des Bewerbers usw., vor dem Gespräch zur Verfügung zu stellen. Das Interview selbst dient nicht in erster Linie dem “Einsammeln” von Sachinformationen, höchstens zur Beseitigung von Unklarheiten. So spart man im Interview Zeit und kann sich auf das Erreichen der wesentlichen Gesprächsziele konzentrieren. Schließlich gehört ein kurzes Ergebnisprotokoll zum guten “Gesprächsführungshandwerk” – zumal, wenn die Gesprächsergebnisse weiter verarbeitet werden müssen. Und, banal, aber erwähnenswert: Wenn das Gespräch über Mobiltelefone geführt wird, sollte ein stabiles Netz sichergestellt sein.

Fragen für ein Telefoninterview

In einem Bewerbungsverfahren muss der Interviewer überdies klären und festhalten, wie mit den im Interview erhobenen Daten, z.B. zur Motivation des Bewerbers, zur Selbsteinschätzung seiner überfachlichen Kompetenzen, zur Wechselbereitschaft vom aktuellen Arbeitgeber etc., umgegangen werden darf. Das im Telefoninterview vertraulich gesprochene Wort unterliegt besonderem rechtlichen Schutz. Man sollte – gerade im Telefoninterview – sehr genau auf die Angemessenheit der besprochenen Fragen achten und mit dem Gesprächspartner klären, wie mit dem Gesprächsergebnis umgegangen wird. Wobei: Jeder Bewerber, der sich auf ein Telefoninterview einlässt weiß, dass das Gespräch Teil einer Besetzungsverfahrens ist, in dem Informationen über seine Person weiterverwendet werden, und eben keine Beichte.

Ferner ist auch das Telefoninterview nicht hierarchiefrei oder konfliktärmer, nur weil die Gesprächsteilnehmer sich nicht in die Augen sehen. Auch das Telefoninterview unterliegt unausgesprochenen kulturellen Regeln, die in der Distanz anders gelebt werden als im persönlichen Gespräch, aber dennoch existieren. Dies legt nahe, sich dem Gesprächsanlass angemessen zu verhalten. Selbst, wenn man ihn nicht sieht, ist die Disziplin des auf dem Sofa liegenden Bewerbers, der parallel in seinem Rechner googlet, für den Interviewer indirekt erfahrbar. Umgekehrt merkt der Bewerber sofort, wenn sein Gesprächspartner parallel mit anderen Dingen beschäftigt ist, zu spät zum Interview kommt, sich durch andere Dinge unterbrechen lässt, die Post erledigt usw. Mangelndes Interesse, mangelnde Wertschätzung vermitteln sich selbstverständlich auch indirekt über das Telefon.

Mann führt ein Telefoninterview

Kann man Dinge im Telefoninterview richtig oder falsch machen – gibt es dos and dont’s? Selbstverständlich! Vor allem sollten beide Seiten sich über das Gesprächsziel klar sein und dem Gespräch eine “Struktur” bspw. durch einen Gesprächsleitfaden geben. Zum Ende sollten weder Bewerber noch (potenzieller) Arbeitgeber das Gefühl gehabt haben, das Telefoninterview sei vertane Zeit gewesen und man habe im Grunde nicht das vom Bewerber oder vom Arbeitgeber erfahren, was man unbedingt hätte wissen wollen. Und: Das Telefoninterview sollte nicht die Keimzelle für böse Überraschungen bei der ersten persönlichen Begegnung sein. Dinge, die einer der Gesprächspartner – egal ob potenzieller Arbeitgeber oder Bewerber – vom jeweils anderen vor dem ersten Zusammentreffen wissen möchte, sollten unbedingt erfragt werden. Offenheit tut auch am Telefon Not.

 

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