Auswahlverfahren

Mehr als gesundes Augenmaß und den richtigen Riecher braucht es nicht, um die Spreu vom Weizen zu trennen? Wenn es nur so leicht wäre! Wer sein Personal intuitiv aussucht und dabei auf systematische Auswahlverfahren verzichtet, muss damit nicht zwangsläufig verkehrt liegen. Erfolg durch eine richtig besetzte Stelle wird sich jedoch nur zufällig einstellen – von Skalier- oder Planbarkeit kann keine Rede sein. Professionell auszuwählen, dabei als Personaler eine verantwortliche Rolle einzunehmen, heißt auch, vergleichbare Erfahrungswerte zu sammeln und sich mit methodischen Auswahlverfahren auseinanderzusetzen. Zwar können wir hier unmöglich alle Verfahren behandeln, unsere Übersicht über die verbreitetsten und bewährtesten Methoden verschafft Ihnen aber dennoch einen guten Überblick und einen Ansatz zur eigenen Orientierung.

Die Analyse der Unterlagen

Für gewöhnlich sind Anschreiben und Bewerbungsunterlagen, wie Lebensläufe und Zeugnisse, das erste, worüber wir mit einem Kandidaten in Berührung kommen. Während der sachlich gehaltene Lebenslauf über fachliche Qualifikationen und den beruflichen Werdegang Auskunft gibt, Zeugnisse uns verraten, wie andere Arbeitgeber den Kandidaten eingeschätzt haben, lässt das frei formulierte Anschreiben wichtige Schlüsse auf seine Persönlichkeit, Werte und überfachlichen Kompetenzen zu.

Die Analyse der Bewerbungsunterlagen wird im Regelfall als einer der ersten Schritte während der Vorauswahl (bzw. des Pre-Screenings) angewendet. Der Ressourcenaufwand steigt proportional zum Nutzen. Letzterer ist jedoch einerseits durch die Unpersönlichkeit der Unterlagen und andererseits durch den Umstand, dass überwiegend Selbstaussagen der Bewerber vorliegen, begrenzt. Für gewöhnlich findet durch eine Analyse der Unterlagen also nur eine erste, grobe Sichtung statt, um die Anzahl der Bewerber auf ein handhabbares Maß zu reduzieren. Dann schließen sich weitere Auswahlschritte und -verfahren an.

Das Telefoninterview

Den ersten direkten Kontakt stellen Sie meist telefonisch her. Sinnvoll ist dieses Verfahren als Ergänzung zur Sichtung der Unterlagen, um Ihre Vorauswahl weiter zu reduzieren. Bewerber, welche die fachlichen Kompetenzen – quasi als Grundvoraussetzung für den Verbleib im weiteren Prozess – erfüllen, können in einer Liste für Telefoninterviews erfasst werden. So lässt sich die fachliche Kompetenz im Dialog überprüfen und Sie beginnen nahtlos damit, sich ein Bild der persönlichen Eignung zu machen.

Eine Personalerin führt ein Telefoninterview als Auswahlverfahren

Das Telefoninterview ist als Bestandteil der Vorauswahl zu Anfang des Auswahlprozesses einzuordnen. Je nach Kandidatenzahl kann dieser Schritt zeitintensiv ausfallen, er lässt sich jedoch standortunabhängig bewerkstelligen und erfordert weniger Planung als die nachfolgenden Verfahren.

Schon hier zeigt sich, dass die Vorauswahl – über das Telefoninterview oder welches Verfahren auch immer – Ausdruck eines “Luxusproblems” ist. Ich bin nämlich als Arbeitgeber in der glücklichen Situation, die Anzahl der Interessierten für die von mir ausgeschriebene Stelle reduzieren zu müssen.

Die Arbeitsprobe

Zeugnisse und Zertifikate sind zwar Anhaltspunkte, die fachliche Qualifikation Ihrer Kandidaten einzuschätzen – ihre Aussagekraft ist in den meisten Fällen jedoch begrenzt. Zeugnisse decken niemals genau die Tätigkeit ab, für die Sie den Kandidaten einstellen wollen. Um wesentlich genauer herauszubekommen, ob ein oder mehrere Bewerber auf die von Ihnen ausgeschriebene Stelle passt, können Sie eine Arbeitsprobe anfordern oder den Bewerber zum Probearbeiten einladen. Nicht in allen Branchen üblich, und leider auch nicht in jedem Tätigkeitsbereich möglich, bietet Ihnen die Arbeitsprobe die Möglichkeit, die fachliche Eignung des Kandidaten am Beispiel der Arbeitsleistung zu prüfen. Arbeitsproben sind in aller Regel auch Bestandteil von Assessments (s.u.).

Da Sie eine Arbeitsprobe analysieren und auswerten müssen, ist dieses Verfahren relativ zeitintensiv. Sie eignet sich also eher dazu, um einen bereits reduzierten Kreis von Kandidaten weiter einzugrenzen. Sie erhalten einen punktuellen, aber im besten Fall exemplarischen Einblick in die Arbeitsweise Ihrer Bewerber.

Das Bewerbergespräch

Der Klassiker unter den Auswahlverfahren. Das Bewerbergespräch bietet Ihnen den direkten und persönlichen Zugang zu Ihren Kandidaten. Sie können das Kommunikationsverhalten des Bewerbers unmittelbar beobachten und sich ein fundiertes Urteil über Erscheinung und Auftreten bilden. Darüber hinaus erlaubt die dialogische Situation das schnelle, unkomplizierte Austauschen und Abfragen von Informationen. Zu beachten ist jedoch: Um Bewerbergespräche zielorientiert einsetzen zu können, bedarf es einer gründlichen Vorbereitung. Planen Sie im Voraus, welche Erkenntnisse Sie über Ihren Kandidaten gewinnen wollen und erstellen Sie einen entsprechenden Leitfaden. Andernfalls können Sie Gefahr laufen, sich in der Dynamik des Gesprächs zu verlieren.

Im Auswahlverfahren interviewen drei Mitarbeitende den Kandidaten

Dieses aufwändige Auswahlverfahren eignet sich erst innerhalb der engeren Auswahl Ihrer Kandidaten. Hier jedoch sticht sie durch die einzigartige Möglichkeit hervor, Ihren Bewerber unverstellt kennen zu lernen. Leitfadengestützte Bewerbergespräche werden von Personalern, aber auch von den zukünftigen Vorgesetzten des Bewerbers gleichermaßen besonders geschätzt, wenn es darum geht, neues Personal zu rekrutieren. Gerade in Kombination mit weiteren Auswahlverfahren erreichen strukturierte Bewerbungsgespräche die höchste Validität.

Der Online-Test

Zu den neueren, aber inzwischen etablierten Auswahlverfahren gehört der Online-Test. Je nach Umfang und Kalibrierung erlaubt er als ressourcensparende Methode in der Vorauswahl differenziertere psychologische Profile für die engere Bewerberauswahl zu erstellen. Simple Online-Tests überprüfen die Vollständigkeit eingesendeter Daten, fragen einfache Qualifikationen, wie z.B. Schul- oder Berufsabschlüsse, ab oder filtern Bewerbungen nach Standorten. Tests mit mittlerer Komplexität können Sprachkenntnisse überprüfen und die fachliche Eignung testen. Hoch komplexe Online-Tests vermögen darüber hinaus, berufsbezogen Persönlichkeitsprofile zu erstellen, anhand derer die Passung der Bewerber umfassend bewertet werden kann.

Online-Tests sind ein flexibles Auswahlverfahren. Sie können die Vorauswahl unterstützen und beispielsweise das Telefoninterview ersetzen, oder in späteren Auswahlprozessen helfen, fundierte Aussagen beispielsweise über berufsbezogene soziale Kompetenzen und Motive der Bewerber zu treffen.

Die betriebsärztliche Untersuchung

Nicht in jeder Branche üblich und erforderlich ist eine Untersuchung der Bewerber durch einen Arzt. Wo die Arbeitsbedingungen erhöhte Anforderungen an die körperliche Leistungsfähigkeit und Gesundheit der Mitarbeiter stellen, ist diese Form der Auswahl unverzichtbar. Auch die psychische Eignung kann in einigen Berufen von Belang sein und ärztlich untersucht werden müssen.

Verfügen Sie über keinen eigenen Betriebsarzt, können Sie externe Dienstleister hinzuziehen.

Das Assessment Center (AC)

Eher interessant für größere Unternehmen oder Bewerbungsprozesse mit hohen überfachlichen Anforderungen auf der Stelle sind umfassende Assessment Center (AC). Meist über mehrere Tage werden die Bewerber ins Unternehmen eingeladen, um eine Reihe von Interviews, Tests und Übungen – ggf. auch in einer Gruppe – zu durchlaufen. Ein strukturiertes Feedback, in dem die Einschätzung von mehreren Beobachtern zusammengefasst wird, bildet den Abschluss eines ACs. Neben der fachlichen Qualifikation werden vor allem überfachliche und persönliche Kompetenzen genau erfasst, messbar gemacht und verglichen. Dieses Auswahlverfahren wird bevorzugt zur Einstellung von hochqualifizierten Nachwuchskräften mit (erhofft) hohem Potential eingesetzt.

Fünf Menschen in einem Assessment als Auswahlverfahren

Das Einzelassessment

Ist die Bewerberzahl für ein gewöhnliches Assessment Center zu gering, oder besteht das Bedürfnis, den Bewerber sehr genau zu prüfen, kann das Einzelassessment ein angemessenes Mittel sein. Als Sonderfall des Assessment Centers findet das Einzelassessment vor allem bei der Besetzung wichtiger Schlüssel- und Führungspositionen seine Anwendung. Gelegentlich wird es auch zur Standortbestimmung von Fach- und Führungskräften auf ihren gegenwärtigen Positionen eingesetzt – dann ist es allerdings weniger ein Auswahlverfahren. Fallstudien, Interviews und detaillierte Persönlichkeitstests geben mehr Aufschluss über den Teilnehmer, als jedes andere Verfahren.

Wenn Sie das Einzelassessment selbst durchführen wollen, sollte das Entscheidergremium sowohl aus Personalern als auch aus den zuständigen Führungskräften bestehen sollte. Für beide sind eine sorgfältige Vorbereitung und eine Beobachterschulung unbedingt zu empfehlen. Alternativ – und eher zu empfehlen – können Sie auf die sogenannte “Diagnostik” zurückgreifen und spezialisierte HR-Berater mit dieser Aufgabe betrauen.

Was bleibt wichtig?

Abschließend bleibt zu sagen, dass es keine allgemeine Antwort auf die Frage nach dem besten Auswahlprozess geben kann. Je nach Budget, Stellenprofil, Bewerberzahl und eigenen Ressourcen, die für den Auswahlprozess zur Verfügung stehen, werden Sie die Wahl Ihrer Auswahlverfahren anders treffen. Immer gilt jedoch:

  • Lieber eine Schleife zu viel, als zu wenig drehen.
  • Bei Zweifeln sollte eine Entscheidung eher gegen, als für einen Kandidaten ausfallen.
  • Die Kombination verschiedener Verfahren erhöht die Aussagekraft.
  • Nur ein strukturiertes Verfahren liefert verlässliche und vergleichbare Ergebnisse.
  • Stellen Sie, wenn möglich, gegenüber den Beteiligten Transparenz über das Verfahren und die Frage, warum Sie sich gerade für dieses und kein anderes entschieden haben, her.
  • Geben Sie den Teilnehmern zeitnah Rückmeldung über die Ergebnisse.
  • Wenn Sie nicht wissen, welches Verfahren Sie anwenden sollten, lassen Sie sich beraten.

Kandidat und Personaler beschließen das Auswahlverfahren

Für Ihren nächsten Auswahlprozess wünschen wir Ihnen viel Erfolg und dass Sie den richtigen Kandidaten finden werden.

 

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